サンタクララ大学がWorkdayに接続して学生の履歴データを可視化

1851年に設立されたサンタクララ大学は、カリフォルニア州で最も歴史のある現役の大学です。この名門校は、50以上の専攻とプログラムに在籍する9,000人の学部生・大学院生の体験を向上させる機会を常に追求しています。そのため、学生の成功を支える要因を理解し、継続的な品質改善を適用する必要がありました。

サンタクララ大学は最近、学生とプログラムのデータを効果的に管理するためにWorkdayを導入しました。しかし、Workdayのレポーティング機能は、チームが必要とする柔軟性を提供していませんでした。

レポーティングのためにWorkdayデータをデータウェアハウスに統合する作業が煩雑になりすぎたため、サンタクララ大学はCDataを採用し、Workday、Tableau、その他の異種システム間をすぐに接続できるようにしました。

課題：プログラムのトレンドを可視化する

サンタクララ大学のInstitutional Research部門は、従来Oracle PeopleSoftを使用してプログラムと学生に関するデータを収集し、そのデータを分析用のカスタム構築データウェアハウスに保存していました。最近、大学は管理プロセスの近代化のため、PeopleSoftからWorkdayに移行しました。

同校は、入学、在籍、教員、卒業率と定着率、学生と教員の交流などに影響を与える主要なトレンドを理解するため、データドリブンなレポーティングを優先しています。

サンタクララ大学のInstitutional Research部門ディレクターであるConor Roycroft氏と彼のチームは、学生が各コースにどのように関わり、どのような成績を収めているか、また学生がいつ、なぜコースを中退する可能性があるかについての履歴データを分析する任務を担っています。また、大学の成長に伴うプログラム情報の変更を管理し、履歴データが完全でアクセス可能な状態を維持する必要があります。

Workdayは大きなメリットをもたらしましたが、ネイティブの分析機能は、リサーチ部門が必要とする履歴レポーティングではなく、ある時点のスナップショットしか提供しないことがわかりました。

「組み込みのツールでは目的を達成できないことにすぐに気づきました。データが蓄積されるにつれて履歴を構築し、パターンを発見できるようにしたいのです。そうすれば、アカデミックプログラムの品質保証に投資できます。」

— Conor Roycroft、Institutional Researchディレクター、サンタクララ大学

必要なレポートを作成するために、Roycroft氏と同僚でデータ可視化・コミュニケーション担当アシスタントディレクターのStacy Connolly氏は、WorkdayデータをR/RStudio、Tableau、WinSQLなどの分析ツールとともにデータベースに統合する方法を必要としていました。

「Prismは比較的新しく、ネイティブ連携できるデータ可視化ツールが少なすぎました。」とRoycroft氏は述べています。「そのため、CDataに出会ったときは本当に『見つけた！』という瞬間でした。」

ソリューション：重要なインサイトを取得するための単一の接続ツール

CData Workday ODBC Driverを使用して、Roycroft氏とConnolly氏は分析ツール内から直接、ライブおよび過去のWorkdayデータに接続できるようになりました。Connolly氏は現在、サンタクララ大学のウェブサイトで公開指標を簡単に抽出・共有したり、WorkdayからWinSQLやExcelにデータを自動的に取り込んだり、プログラムの変更の詳細な記録を保持したり、内部調査結果に関する詳細なTableauレポートを作成したりできます。

「各学科は、学生にどのようにサービスを提供しているか、改善の機会があるかを理解するために、プログラム全体を定期的にレビューしています。」とConnolly氏は述べています。「そしてそのデータは蓄積されるので、教員が2〜3年分のデータを見ている間、私たちは20年ほどのデータにわたる大きなトレンドを見ています。」

また、WorkdayデータをNational Student Clearinghouseやその他の外部ソースからの指標と組み合わせて、大学を離れた学生が別の学校に編入するのか、それとも教育を完全に中止するのかなどを把握しています。

「それは、別の学校に入学しない退学者とは全く異なる種類の学生です。例えば、退学した学生だけを見るのは不十分です」とRoycroft氏は述べています。「この2つを区別できないと、シグナルとノイズを検出するのが非常に難しくなります。」

CDataがなかったらどうなっていたでしょう。異なるデータソースからのデータを手動でExcelスプレッドシートやTableauダッシュボードに統合し、より深いインサイトを見つけるために精査することになっていたはずです。

「これは本当に問題になるところでした — すべてのデータをExcelファイルに取り出し、それを結合、操作、統合しなければならないのです。データに携わる人なら誰でも、そのプロセスがエラーを起こしやすいことをご存知でしょう。望ましくないプロセスになっていたでしょう。」

— Conor Roycroft、Institutional Researchディレクター、サンタクララ大学

成果：カスタマイズ可能なWorkdayレポーティング

サンタクララ大学のリサーチチームは、さまざまなユースケースに対応するため、Workdayからのレポートを複数のレポーティングアプリケーションに簡単に取り込めるようになりました。大学全体の学生とプログラムのトレンドを理解することで、スタッフはプログラムが目標を達成しているかどうか、または改善の機会があるかどうかを評価できます。

Roycroft氏とConnolly氏は、CData Workday Driverで予想外のメリットも発見しました。Tableau内で保存されたビューにアクセスできることです。

「SQLを書いて、ドロップインすると、それがビューとして保存されます。」とConnolly氏は述べています。「あらゆる種類の汎用SQLステートメントを入れて、Tableauで実行させることができます。私たちはこれに本当に興奮しました。」

「上流にプッシュして開発者にビューを構築させることもできましたが、そうするとそれらのビューに縛られてしまい、特定のレポートや分析では微妙に異なるビューが必要になることがあります。」とRoycroft氏は述べています。「CDataを使えば特定の目的のために特定のビューを保存でき、クエリを実行するたびに同じ種類の結果が得られることを保証できます。非常に便利な機能です。」

サンタクララ大学の次のステップは、大学全体のすべてのレポーティングをTableauに標準化することであり、CDataがあれば、Roycroft氏とConnolly氏はその取り組みを容易に推進できます。

「私たちはデータのレンズを通して大学を見ることができるようになりたいのです。そのためにCDataが必要です。」

— Conor Roycroft、Institutional Researchディレクター、サンタクララ大学

CDataでWorkdayをより効果的に活用

CData Workday Driversは、Tableau、Microsoft Power BI、Looker、Amazon QuickSight、その他あらゆる分析プラットフォームなど、お気に入りのツールとWorkdayデータを簡単に統合できるように構築されています。CDataは、ビジネスで毎日使用するアプリケーションへの300以上の接続を提供しています。

複数のドライバーが必要ですか？クラウドで接続する柔軟性が欲しいですか？CData Connect AIは、クラウドデータに接続するために必要なすべてのドライバーを、1つのクラウドベースの仮想化インターフェース内にバンドルしています。今すぐ無償トライアルをお試しください。