会計分野におけるデジタルトランスフォーメーションは、課題と機会の両方をもたらします。クラウドベースの会計ソフトウェアの台頭により、財務データはこれまで以上に価値があり、需要が高く、広く普及しています。しかし、このデジタルトランスフォーメーションの中でも、請求書処理や経費承認など、手動で行われるタスクがまだ多く残っています。
CData は、会計データを他のアプリやプラットフォームと簡単に統合できるデータコネクティビティソリューションを提供し、買掛金(AP)タスクやプロセスの自動化を実現します。この記事では、CData を使用して FreshBooks で経費承認プロセスを自動化する手順を説明します。FreshBooks をお使いではないですか? ご安心ください。CData は NetSuite、Xero、Sage、QuickBooks など、すべての主要な会計ソフトウェアプラットフォームを含む 250 以上のデータソースへの接続を提供しています。
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例: SQL SSIS と CData による AP 自動化
SQL Server Integration Services(SSIS)は、エンタープライズレベルのデータ統合およびデータ変換ソリューションを構築するためのプラットフォームです。CData SSIS タスク & コンポーネントを使用すると、ライブの会計データ(ここでは FreshBooks)の上にビジネスロジックを組み込んだデータフローを構築することで、会計プロセスを簡単に自動化できます。
まず接続を設定する
FreshBooks を使い始めるための最初のステップは、認証用に FreshBooks Developer コンソールで新しいアプリを作成することです。スコープを選択し、リダイレクト URI(例:https://localhost:33334)を設定してアプリを構成します。設定が完了したら、CData SSIS タスク & コンポーネントでの接続に使用するリダイレクト URI、クライアント ID、クライアントシークレットをメモしておいてください。
データフローの作成
まず、新しい Integration Services プロジェクトを作成し、ワークスペースにデータフロータスクを追加します。このデータフロータスクでは、経費とスタッフのデータを読み取り、経費の承認プロセスを構築します。この例では、4 つの異なる経費レベルが定義されており、自動承認されるか、特定のマネージャーの承認が必要となります。
CData FreshBooks ソースコンポーネント
データフロータスクに 4 つの CData FreshBooks ソースコンポーネントを追加します。1 つは経費データの読み取り用、3 つは承認に必要な各マネージャーのデータ取得用です。これらのソースコンポーネント用に、CData FreshBooks 接続マネージャーを作成し、以下の接続プロパティを設定します:
Initiate OAuth:「GETANDREFRESH」に設定
OAuth Client Id: FreshBooks アプリのクライアント ID に設定
OAuth Client Secret: FreshBooks アプリのクライアントシークレットに設定
Callback URL: FreshBooks アプリのリダイレクト URI に設定
接続マネージャーの「Test Connection」ボタンをクリックして、OAuth 認証を使用して FreshBooks の会社に接続します。
マネージャーのデータを取得するソースコンポーネントでは、マネージャーのユーザー名を使用して特定のマネージャーのデータのみを読み取るカスタム SQL コマンドを使用します。例:
SELECT * FROM Staff WHERE Username = 'ManagerA'
条件分割コンポーネント
条件分割コンポーネントを追加して、会社で定義されたビジネスロジックを使用して経費を金額別に分割します。各結果はマネージャーのメールアドレスと組み合わせて、経費承認通知を作成するために使用されます。
ソート & マージ結合コンポーネント
経費を分割してマネージャーデータを読み取った後、通知を作成するためにデータを結合する必要があります。マージ結合コンポーネントでは入力がソートされている必要があるため、次のステップとして各出力にソートコンポーネントを追加します。左側のソースには経費を、右側のソースにはスタッフを配置し、AccountingSystemId で結合します。
通知を設定するには、経費から Amount と Notes、マネージャーから FirstName、LastName、Email が必要です。
出力先コンポーネント
この例では、メールマージで使用するデータを保存するためにフラットファイル出力先コンポーネントを使用していますが、通知の作成には任意の出力先コンポーネントを使用できます。
完成したデータフロー
以下に、各コンポーネントの使用方法を示すデータフロー全体のスナップショットをご覧いただけます。
独自の AP 自動化プロジェクトを簡単に始められるように、データフローテンプレートを用意しました。独自の経費承認通知フローを実装するには、SSIS プロジェクトのコピーをダウンロードしてください。
AP 自動化のための柔軟な統合
CData のコネクティビティにより、あらゆる会計専門家が経費承認、請求書処理などの面倒でエラーが発生しやすいタスクを自動化できます。これらのタスクを自動化することで、経理・財務チームはビジネスの推進と成長につながるタスクや業務に集中できるようになります。
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※本記事はCData US ブログ Automating the Accounts Payable Process in 6 Easy Steps の翻訳です。
